Myślisz, że nie potrzebujesz aplikacji do planowania jako businessownerka? Uwierz mi, zarządzanie czasem i efektywność są kluczowe dla sukcesu każdego biznesu. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielką małej firmy, freelancerką, czy przedsiębiorczynią, odpowiednia aplikacja do planowania może znacząco poprawić Twoją produktywność. Przygotowałam dla Ciebie zestawienie narzędzi, które mogą pomóc Ci osiągnąć Twoje cele biznesowe i zyskać więcej czasu na życie, pasje i rodzinę.
Dlaczego warto używać aplikacji do planowania, gdy rozwijasz własny biznes?
Zaczynasz własny biznes, wszystko super, pierwszy klient, drugi, trzeci. Cieszysz się, że w końcu zarabiasz i że stajesz się coraz bardziej rozpoznawalna. No, ale nadchodzi ten moment, gdy klientów robi się coraz więcej, a Ty już się powoli gubisz. Co miałaś zrobić dla Pani Kasi, a o co prosił pan Tomek? Spotkanie z Anią przełożyć na czwartek i nie zapomnieć odpisać na maila z propozycją współpracy. Zadania się nawarstwiają, a Ty już teraz nie wiesz w co ręce włożyć! Dobra aplikacja pozwoli Ci planować, łatwo odnajdywać się w terminach, wiedzieć co jest Twoim priorytetem i od czego zacząć dzień.
Być może wydaje Ci się, że planowanie w małej firmie czy solobiznesie nie ma sensu, bo albo działania rozwijają się tak szybko, że planowanie w dłuższej perspektywie nie ma sensu albo klientów jest tak mało, że nie ma czego planować. Nic bardziej mylnego! Samo zarządzanie czasem to o wiele więcej, a rozpoczęcie spisywania wszystkiego od samego początku pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy (w końcu czas to pieniądz) w przyszłości.
Lepiej chodzić do dentysty regularnie i leczyć na bieżąco małe ubytki niż pójść po 10 latach i usłyszeć, że wyleczenie wszystkiego kosztować będzie Cię ponad 15 tysięcy (przykład nie z tzw. dupy, bo znam osobę, która taką kwotę usłyszała).
Dobrze, wiesz już dlaczego warto jednak planować, ale pewnie zastanawiasz się jak wybrać aplikację, która rzeczywiście Ci pomoże, a nie tylko będzie Cię wkurzać czy przytłaczać.
Jak wybrać najlepszą aplikację do planowania dla Twojej firmy?
- Zacznij od własnych potrzeb
Zanim zdecydujesz się na konkretną aplikację, zastanów się do czego potrzebujesz ją używać. Skorzystaj z poniższej ściągi aby odpowiedzieć sobie na pytanie jakie funkcje są dla Ciebie niezbędne.
Funkcje:
- zarządzanie projektami, zadaniami
- podział zadań na członków zespołu
- śledzenie terminów
- CRM, czyli miejsce do przechowywania danych o klientach
- harmonogram zadań w czasie
- trackowanie postępów na bieżąco
- lista zadań
- zbieranie pomysłów
- automatyzacje/połączenie z innymi usługami
- prostota czy bardziej zaawansowane funkcje
- czy aplikacja dostępna na Twój system, czy narzędzie dostępne jest online/offline/na telefonie/na komputerze itd.
- ile osób powinno móc mieć opcję korzystania jednocześnie z projektu
- budżet – czy aplikacja jest płatna
Możesz oznaczyć sobie też, co będzie niezbędne, a co będzie miłym dodatkiem. Może być tak, że żadna z dostępnych aplikacji nie będzie odpowiadała w 100% temu, jak chciałabyś planować, ale jednak któraś będzie najbliżej zbliżona do wymagań i nadal przydatna.
- Opinie użytkowników
Zrób przegląd dostępnych funkcji wg kryteriów z poprzedniego punktu. Czy są niezbędne integracje, czy narzędzie nie jest dla Ciebie zbyt skomplikowane. Większość aplikacji jest albo bezpłatna albo posiada bezpłatną wersję próbną. Poświęć chwilę na to, żeby przetestować dostępne opcje, bo dobry wybór odpłaci Ci się w przyszłości.
- Porównanie opcji
Żeby przekonać się czy Twój wybór jest naprawdę trafiony, sprawdź recenzje czy opinie użytkowników. Czytając komentarze możesz natknąć się na “narzekania” co nie działa, jakiej opcji im brakuje, co Tobie również może się przydać.
- Twoja wygoda
Ten czynnik jest bardzo ważny! Narzędzie ma być dopasowane do Ciebie, a przez to, że ich twórcy ciągle rozwijają swoje produkty to wiele z nich ma podobne funkcje. Czynnikiem decydującym może być też po prostu Twoje przeczucie, to jak intuicyjne jest dla Ciebie narzędzie, jaki “widok” wolisz. Nie ignoruj tego – jeśli masz aplikacji nie używać, bo źle Ci się pracuje to jest to bez sensu
Top 10 aplikacji do planowania w małej firmie
W tym zestawieniu numer nie ma znaczenia – chociażby dlatego, że odpowiednia aplikacja zależy od Twojego biznesu i potrzeb. Wybrałam za to najpopularniejsze, bezpłatne (przynajmniej w stopniu pozwalającym na bezproblemowe użytkowanie) aplikacje, które pomogą Ci się wreszcie zorganizować.
1. Trello
Trello wykorzystuje tablicę Kanban, która w prosty sposób pozwala planować i trackować postęp. Dzięki dodatkom możesz dodać automatyzacje czy funkcje, których nie ma w podstawowej wersji, a dzięki temu spersonalizować narzędzie.
Funkcje: karty, listy, automatyzacje, łatwa współpraca w zespole, dostępne szablony
Dlaczego warto? Trello świetnie sprawdza się w organizacji pracy zespołowej oraz w wizualnym planowaniu projektów. Dzięki prostemu interfejsowi łatwo jest zarządzać zadaniami i monitorować postępy.
Automatyzacje: Power-Up i automatyzacje np. oznaczanie zadań, zmienianie statusów
Integracje: np. Slack, Google Drive, Gmail, Jira, Gantt Chart, tracker czasu
Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon
Cena: bezpłatne, ale jeśli dojdziesz do momentu, gdy potrzebować będziesz więcej tablic lub miejsca na dysku to ceny, w zależności od pakietu, zaczynają się od 5 USD za użytkownika do 17 USD w najwyższym pakiecie.
Link: Trello
2. Notion
Notion to wielofunkcyjne narzędzie, które połączone z AI może znacznie ułatwić i przyspieszyć pracę. Przyda się np. do planowania (i wspomagania pisania) tekstów do social media czy na bloga.
Funkcje: bazy danych, dokumenty, kalendarze, zadania, planowanie projektów czy timeline
Dlaczego warto? Notion to narzędzie typu „wszystko w jednym”, które pozwala na zarządzanie dokumentami, zadaniami i projektami w jednym miejscu. Idealne dla przedsiębiorczyń, które cenią sobie porządek i integrację różnych aspektów pracy.
Automatyzacje: Notion AI, które pomoże Ci np. w pisaniu tekstów, podsumowaniach, tłumaczeniu itd.
Integracje: np. Google Calendar, Zoom, GitHub, Slack, Jira, Zapier
Urządzenie: komputer, aplikacja na telefon – narazie tylko IOS
Cena: bezpłatne, powyżej 10 użytkowników od 8 USD za osobę do 15 USD przy najwyższym planie
Link: Notion
3. ClickUp
ClickUp to jedno z najbardziej wszechstronnych narzędzi do zarządzania pracą, idealne dla małych firm, które potrzebują elastycznego i skalowalnego rozwiązania do zarządzania zadaniami i projektami.
Funkcje: zadania, dokumenty, cele, raportowanie, gant chart, trackowanie czasu, mapy myśli
Dlaczego warto Wszechstronność, możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb, kompleksowe zarządzanie projektami. Przyda się przy współpracy z zespołem, przypisywaniu zadań do konkrentych osób, sprawdzania postępów prac. Ma szablony z podziałem na stopień zaawansowania.
Automatyzacje: wbudowane AI np. do podsumowań, pisania tekstów, poprawek, automatyzowanie zadań
Integracje: np. Salesforce, Hubspot, Calendly, Zapier Slack, Gsuite, Zoom, Microsoft Teams
Urządzenie: komputer i aplikacja na telefon
Cena: bezpłatna podstawowa wersja, wyższe plany 8 i 12 USD za użytkownika
Link: ClickUp
4. Asana
Asana to potężne narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga małym firmom w planowaniu, śledzeniu i zarządzaniu pracą zespołu. Jest doskonałe do bardziej złożonych projektów wymagających współpracy wielu osób.
Funkcje: zadania, projekty, harmonogramy, raporty, formularze
Dlaczego warto? Zaawansowane funkcje zarządzania projektami, monitorowanie postępów, możliwość śledzenia terminów
Automatyzacje: Asana AI – automatyzacje statusu zadań, inteligentne podsumowania, raporty, przepływ pracy
Integracje: ponad 300, np. Gmail. Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, Adobe Creative Cloud
Urządzenie: komputer i aplikacja na telefon
Cena: bezpłatna wersja podstawowa do 10 członków zespołu, najwyższy plan 24,99 EUR przy płatności rocznej
Link: Asana
5. ToDoIst
Todoist to idealne narzędzie dla małych firm, które potrzebują prostego, ale skutecznego systemu zarządzania zadaniami. Umożliwia łatwe śledzenie postępów i priorytetyzację zadań.
Funkcje: zadania, projekty, terminy, przypomnienia, cykliczne terminy
Dlaczego warto? Intuicyjny interfejs, możliwość współpracy z zespołem, synchronizacja na różnych urządzeniach.
Automatyzacje: nic konkretnego nie wpadło mi w oczy, poza integracjami, które mogą wspierać automatyzacje zadań
Integracje: np. Zapier, Evernote, Slack, Gmail, Kalendarz Google
Urządzenie: komputer, aplikacja na telefon, smartwatch
Cena: podstawowa wersja bezpłatna, wyższe wersje od 4 do 6 USD za osobę przy płatności rocznej
Link: ToDoIst
6. Nozbe
Nozbe to narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami, które ułatwia organizację pracy zespołowej oraz indywidualnej. Jedną z wartości firmy jest komunikacja poprzez zadania zamiast e-maili.
Funkcje: zadania, projekty, przypomnienia, priorytety, komentarze, współpraca w zespole, raporty, zamienianie maili w zadania
Dlaczego warto? Nozbe to doskonałe rozwiązanie dla małych firm, które potrzebują narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami. Intuicyjny interfejs i możliwość współpracy w zespole sprawiają, że jest to praktyczne narzędzie do codziennej pracy. Plusem jest to, że jest to polska aplikacja.
Automatyzacje: nie ma wyraźnego zaznaczenia, poza integracjami
Integracje: np. Google Calendar, Evernote, Microsoft Office, Slack, Zapier
Urządzenie: komputer i aplikacja na telefon (działa też offline)
Cena: bezpłatnie przy 1 przestrzeni, max. 3 projektach i 3 użytkownikach, najwyższy pakiet to 40 zł + VAT miesięcznie przy płatności rocznej
Link: Nozbe
7. One Calendar
One Calendar to aplikacja, która integruje wszystkie Twoje kalendarze w jednym miejscu, obsługując różne platformy, takie jak Google Calendar, Outlook, iCloud, i inne.
Funkcje: integracja wielu kalendarzy, widoki dnia, tygodnia, miesiąca, przypomnienia, kolorowe oznaczenia wydarzeń, synchronizacja w czasie rzeczywistym
Dlaczego warto? One Calendar jest doskonałym wyborem dla osób, które chcą mieć wszystkie swoje kalendarze w jednym miejscu. Umożliwia łatwe zarządzanie i synchronizację wydarzeń z różnych źródeł, co sprawia, że jest bardzo praktyczny.
Automatyzacje: brak
Integracje: np. Google Calendar, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange
Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon (dostępne też offline)
Cena: bezpłatne
Link: One Calendar
8. Focus To-Do
Focus To-Do łączy technikę Pomodoro z listą zadań, pomagając w zarządzaniu czasem i zwiększaniu produktywności.
Funkcje: timer Pomodoro, lista zadań, raporty, przypomnienia, synchronizacja danych, statystyki, grupy i ranking godzin skupienia
Dlaczego warto? Focus To-Do pomaga w utrzymaniu koncentracji i produktywności dzięki metodzie Pomodoro. To świetne narzędzie dla osób, które chcą efektywnie zarządzać swoim czasem.
Automatyzacje: brak
Integracje: brak
Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon
Cena: bezpłatne, usługa premium 19,99 zł za 3 miesiące lub jednorazowa płatność 140 zł
Link: Focus T0-Do
9. Mindly
Mindly to aplikacja do tworzenia map myśli, która pomaga w organizacji myśli, pomysłów i projektów w wizualny sposób.
Funkcje: tworzenie map myśli, notatki, linki, kolory, eksport do PDF/OPML/TXT, synchronizacja z iCloud
Dlaczego warto? Mindly jest idealne dla osób, które preferują wizualne przedstawienie informacji. Pozwala na łatwe tworzenie i organizowanie myśli oraz pomysłów w formie map myśli.
Automatyzacje: brak
Integracje: brak
Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon
Cena: bezpłatne, opcja premium 39,99 zł
Link: Mindly
10. Any.Do
Any.do to wszechstronna aplikacja do zarządzania zadaniami i listami, która pomaga w organizacji codziennych obowiązków.
Funkcje: zadania, listy, przypomnienia, notatki, kalendarz, współpraca w zespole, synchronizacja w czasie rzeczywistym
Dlaczego warto? Any.do jest doskonałym narzędziem do codziennego zarządzania zadaniami i listami. Intuicyjny interfejs oraz możliwość współpracy w zespole sprawiają, że jest to praktyczna aplikacja do użytku osobistego i zawodowego.
Automatyzacje: AI, automatyczne przypisywanie zadań, update statusu
Integracje: np. Google Calendar, Outlook, Slack, WhatsApp, Teams, Asana, Zoom, Gmail, Zapier
Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon
Cena: bezpłatna podstawowa wersja, wersja premium 2,99 USD miesięcznie, dla rodzin do 4 osób 8,33 USD miesięcznie, dla zespołów 4,99 USD za osobę przy rozliczeniu rocznym
Link: Any.Do
A czego ja używam?
Głównie Trello i Excela, bo na obecnym etapie fajnie mi się sprawdza też ze statystykami i formułami, które sobie tworzę. A oprócz tego Focus-To-Do, gdy potrzebuję skupienia i działania w Pomodoro.
Wybór odpowiedniej aplikacji do planowania może znacząco poprawić efektywność i organizację Twojej małej firmy. Korzystając z takich narzędzi jak Todoist, Trello, One Calendar czy Notion, możesz lepiej zarządzać swoim czasem, realizować cele i mieć więcej czasu na życie prywatne. I co najważniejsze – aplikacji nie trzeba się bać. Jeśli coś zaoszczędzi Ci czas na powtarzalnych zadaniach to będziesz mogła spędzić go z rodziną, przyjaciółmi czy na swoim hobby.
Często zadawane pytania (FAQ)?
Większość aplikacji oferuje darmowe wersje z podstawowymi funkcjami oraz płatne plany z dodatkowymi opcjami. Dla początkujących biznesów, soloprzedsiębiorczyń i małych biznesów darmowe wersje w zupełności wystarczą.
Zaczęłabym od najprostszej Trello lub Notion – jeśli potrzebujesz miejsca na zbieranie pomysłów, planowanie projektów czy mini CRM. Focus To-Do przyda się gdy uczysz się dopiero pracy w skupieniu i potrzebujesz nutki grywalizacji.
To zależy od aplikacji, ale większość dostępna jest i tu i tu. Czasem aplikacja jest tylko (lub głównie) na telefon, ale w takim przypadku zastanów się czy nie przykuje Cię ona do ekranu na dłużej czy jednak wersja desktopowa będzie lepsza do kontrolowania czasu spędzanego na pracy albo… prokrastynowaniu. Większość aplikacji synchronizuje się automatycznie.
Przetestuj kilka, zastanów się, która była najbardziej intuicyjna. Nie pomijaj samouczków, które pokazują Ci co możesz zrobić i gdzie, a w razie potrzeby sprawdź tutoriale na stronach twórców narzędzi albo na Youtube. Dobry pomysłem jest też wybór gotowych szablonów, które zrzucają z Ciebie ciężar tworzenia swoich tablic od zera.