Przejdź do treści
Strona główna » Blog » Planowanie » Top 10 Aplikacji do Planowania w Małej Firmie w 2024 roku

Top 10 Aplikacji do Planowania w Małej Firmie w 2024 roku

Myślisz, że nie potrzebujesz aplikacji do planowania jako businessownerka? Uwierz mi, zarządzanie czasem i efektywność są kluczowe dla sukcesu każdego biznesu. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielką małej firmy, freelancerką, czy przedsiębiorczynią, odpowiednia aplikacja do planowania może znacząco poprawić Twoją produktywność. Przygotowałam dla Ciebie zestawienie narzędzi, które mogą pomóc Ci osiągnąć Twoje cele biznesowe i zyskać więcej czasu na życie, pasje i rodzinę.

Dlaczego warto używać aplikacji do planowania, gdy rozwijasz własny biznes?

Zaczynasz własny biznes, wszystko super, pierwszy klient, drugi, trzeci. Cieszysz się, że w końcu zarabiasz i że stajesz się coraz bardziej rozpoznawalna. No, ale nadchodzi ten moment, gdy klientów robi się coraz więcej, a Ty już się powoli gubisz. Co miałaś zrobić dla Pani Kasi, a o co prosił pan Tomek? Spotkanie z Anią przełożyć na czwartek i nie zapomnieć odpisać na maila z propozycją współpracy. Zadania się nawarstwiają, a Ty już teraz nie wiesz w co ręce włożyć! Dobra aplikacja pozwoli Ci planować, łatwo odnajdywać się w terminach, wiedzieć co jest Twoim priorytetem i od czego zacząć dzień.

Być może wydaje Ci się, że planowanie w małej firmie czy solobiznesie nie ma sensu, bo albo działania rozwijają się tak szybko, że planowanie w dłuższej perspektywie nie ma sensu albo klientów jest tak mało, że nie ma czego planować. Nic bardziej mylnego! Samo zarządzanie czasem to o wiele więcej, a rozpoczęcie spisywania wszystkiego od samego początku pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy (w końcu czas to pieniądz) w przyszłości. 

Lepiej chodzić do dentysty regularnie i leczyć na bieżąco małe ubytki niż pójść po 10 latach i usłyszeć, że wyleczenie wszystkiego kosztować będzie Cię ponad 15 tysięcy (przykład nie z tzw. dupy, bo znam osobę, która taką kwotę usłyszała).

Dobrze, wiesz już dlaczego warto jednak planować, ale pewnie zastanawiasz się jak wybrać aplikację, która rzeczywiście Ci pomoże, a nie tylko będzie Cię wkurzać czy przytłaczać.

Jak wybrać najlepszą aplikację do planowania dla Twojej firmy?

  1. Zacznij od własnych potrzeb

    Zanim zdecydujesz się na konkretną aplikację, zastanów się do czego potrzebujesz ją używać. Skorzystaj z poniższej ściągi aby odpowiedzieć sobie na pytanie jakie funkcje są dla Ciebie niezbędne.

    Funkcje:

    • zarządzanie projektami, zadaniami
    • podział zadań na członków zespołu
    • śledzenie terminów
    • CRM, czyli miejsce do przechowywania danych o klientach
    • harmonogram zadań w czasie
    • trackowanie postępów na bieżąco
    • lista zadań
    • zbieranie pomysłów
    • automatyzacje/połączenie z innymi usługami
    • prostota czy bardziej zaawansowane funkcje
    • czy aplikacja dostępna na Twój system, czy narzędzie dostępne jest online/offline/na telefonie/na komputerze itd.
    • ile osób powinno móc mieć opcję korzystania jednocześnie z projektu
    • budżet – czy aplikacja jest płatna

    Możesz oznaczyć sobie też, co będzie niezbędne, a co będzie miłym dodatkiem. Może być tak, że żadna z dostępnych aplikacji nie będzie odpowiadała w 100% temu, jak chciałabyś planować, ale jednak któraś będzie najbliżej zbliżona do wymagań i nadal przydatna.

  2. Opinie użytkowników

    Zrób przegląd dostępnych funkcji wg kryteriów z poprzedniego punktu. Czy są niezbędne integracje, czy narzędzie nie jest dla Ciebie zbyt skomplikowane. Większość aplikacji jest albo bezpłatna albo posiada bezpłatną wersję próbną. Poświęć chwilę na to, żeby przetestować dostępne opcje, bo dobry wybór odpłaci Ci się w przyszłości.

  3. Porównanie opcji

    Żeby przekonać się czy Twój wybór jest naprawdę trafiony, sprawdź recenzje czy opinie użytkowników. Czytając komentarze możesz natknąć się na “narzekania” co nie działa, jakiej opcji im brakuje, co Tobie również może się przydać.

  4. Twoja wygoda

    Ten czynnik jest bardzo ważny! Narzędzie ma być dopasowane do Ciebie, a przez to, że ich twórcy ciągle rozwijają swoje produkty to wiele z nich ma podobne funkcje. Czynnikiem decydującym może być też po prostu Twoje przeczucie, to jak intuicyjne jest dla Ciebie narzędzie, jaki “widok” wolisz. Nie ignoruj tego – jeśli masz aplikacji nie używać, bo źle Ci się pracuje to jest to bez sensu

Top 10 aplikacji do planowania w małej firmie

W tym zestawieniu numer nie ma znaczenia – chociażby dlatego, że odpowiednia aplikacja zależy od Twojego biznesu i potrzeb. Wybrałam za to najpopularniejsze, bezpłatne (przynajmniej w stopniu pozwalającym na bezproblemowe użytkowanie) aplikacje, które pomogą Ci się wreszcie zorganizować.

1. Trello

Trello wykorzystuje tablicę Kanban, która w prosty sposób pozwala planować i trackować postęp. Dzięki dodatkom możesz dodać automatyzacje czy funkcje, których nie ma w podstawowej wersji, a dzięki temu spersonalizować narzędzie.

Funkcje: karty, listy, automatyzacje, łatwa współpraca w zespole, dostępne szablony

Dlaczego warto? Trello świetnie sprawdza się w organizacji pracy zespołowej oraz w wizualnym planowaniu projektów. Dzięki prostemu interfejsowi łatwo jest zarządzać zadaniami i monitorować postępy. 

Automatyzacje: Power-Up i automatyzacje np. oznaczanie zadań, zmienianie statusów

Integracje: np. Slack, Google Drive, Gmail, Jira, Gantt Chart, tracker czasu

Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon

Cena: bezpłatne, ale jeśli dojdziesz do momentu, gdy potrzebować będziesz więcej tablic lub miejsca na dysku to ceny, w zależności od pakietu, zaczynają się od 5 USD za użytkownika do 17 USD w najwyższym pakiecie.

Link: Trello

trello - Przyklad gotowego szablonu tablicy
Trello - przykład gotowego szablonu - organizacja pracy z domu, tygodniowy planer

2. Notion

Notion to wielofunkcyjne narzędzie, które połączone z AI może znacznie ułatwić i przyspieszyć pracę. Przyda się np. do planowania (i wspomagania pisania) tekstów do social media czy na bloga.

Funkcje: bazy danych, dokumenty, kalendarze, zadania, planowanie projektów czy timeline

Dlaczego warto? Notion to narzędzie typu „wszystko w jednym”, które pozwala na zarządzanie dokumentami, zadaniami i projektami w jednym miejscu. Idealne dla przedsiębiorczyń, które cenią sobie porządek i integrację różnych aspektów pracy.

Automatyzacje: Notion AI, które pomoże Ci np. w pisaniu tekstów, podsumowaniach, tłumaczeniu itd.

Integracje: np. Google Calendar, Zoom, GitHub, Slack, Jira, Zapier

Urządzenie: komputer, aplikacja na telefon – narazie tylko IOS

Cena:  bezpłatne, powyżej 10 użytkowników od 8 USD za osobę do 15 USD przy najwyższym planie

Link: Notion

notion - Przyklad gotowego szablonu tablicy - planer tresci
Notion - przykład gotowego szablonu tablicy - planer treści

3. ClickUp

ClickUp to jedno z najbardziej wszechstronnych narzędzi do zarządzania pracą, idealne dla małych firm, które potrzebują elastycznego i skalowalnego rozwiązania do zarządzania zadaniami i projektami.

Funkcje: zadania, dokumenty, cele, raportowanie, gant chart, trackowanie czasu, mapy myśli

Dlaczego warto Wszechstronność, możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb, kompleksowe zarządzanie projektami. Przyda się przy współpracy z zespołem, przypisywaniu zadań do konkrentych osób, sprawdzania postępów prac. Ma szablony  z podziałem na stopień zaawansowania.

Automatyzacje: wbudowane AI np. do podsumowań, pisania tekstów, poprawek, automatyzowanie zadań 

Integracje: np. Salesforce, Hubspot, Calendly, Zapier Slack, Gsuite, Zoom, Microsoft Teams

Urządzenie: komputer i aplikacja na telefon

Cenabezpłatna podstawowa wersja, wyższe plany 8 i 12 USD za użytkownika

Link: ClickUp

clickup - Przykład gotowego szablonu - plan działania
Clickup - Przykład gotowego szablonu - plan działania

4. Asana

Asana to potężne narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga małym firmom w planowaniu, śledzeniu i zarządzaniu pracą zespołu. Jest doskonałe do bardziej złożonych projektów wymagających współpracy wielu osób.

Funkcje: zadania, projekty, harmonogramy, raporty, formularze

Dlaczego warto? Zaawansowane funkcje zarządzania projektami, monitorowanie postępów, możliwość śledzenia terminów

Automatyzacje: Asana AI – automatyzacje statusu zadań, inteligentne podsumowania, raporty, przepływ pracy

Integracje:  ponad 300, np. Gmail. Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, Adobe Creative Cloud

Urządzenie: komputer i aplikacja na telefon

Cena: bezpłatna wersja podstawowa do 10 członków zespołu, najwyższy plan 24,99 EUR przy płatności rocznej

Link: Asana

asana - Przyklad gotowego szablonu - kalendarz dla mediow spolecznościowych
Asana - przykład gotowego szablonu - kalendarz dla mediów społecznościowych

5. ToDoIst

Todoist to idealne narzędzie dla małych firm, które potrzebują prostego, ale skutecznego systemu zarządzania zadaniami. Umożliwia łatwe śledzenie postępów i priorytetyzację zadań.

Funkcje: zadania, projekty, terminy, przypomnienia, cykliczne terminy

Dlaczego warto? Intuicyjny interfejs, możliwość współpracy z zespołem, synchronizacja na różnych urządzeniach.

Automatyzacje: nic konkretnego nie wpadło mi w oczy, poza integracjami, które mogą wspierać automatyzacje zadań

Integracje: np. Zapier, Evernote, Slack, Gmail, Kalendarz Google

Urządzenie: komputer, aplikacja na telefon, smartwatch

Cena: podstawowa wersja bezpłatna, wyższe wersje od 4 do 6 USD za osobę przy płatności rocznej

Link: ToDoIst

todoist - Przyklad gotowego szablonu - tworzenie podcastu
ToDoIst - przykład gotowego szablonu - tworzenie podcastu

6. Nozbe

Nozbe to narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami, które ułatwia organizację pracy zespołowej oraz indywidualnej. Jedną z wartości firmy jest komunikacja poprzez zadania zamiast e-maili.

Funkcje: zadania, projekty, przypomnienia, priorytety, komentarze, współpraca w zespole, raporty, zamienianie maili w zadania

Dlaczego warto? Nozbe to doskonałe rozwiązanie dla małych firm, które potrzebują narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami. Intuicyjny interfejs i możliwość współpracy w zespole sprawiają, że jest to praktyczne narzędzie do codziennej pracy. Plusem jest to, że jest to polska aplikacja.

Automatyzacje: nie ma wyraźnego zaznaczenia, poza integracjami

Integracje: np. Google Calendar, Evernote, Microsoft Office, Slack, Zapier

Urządzenie: komputer i aplikacja na telefon (działa też offline)

Cena: bezpłatnie przy 1 przestrzeni, max. 3 projektach i 3 użytkownikach, najwyższy pakiet to 40 zł + VAT miesięcznie przy płatności rocznej

Link: Nozbe

nozbe - Przyklad interfejsu - tworzenie projektu i dodawanie zadan
Nozbe - przykład interfejsu - tworzenie projektu i dodawanie zadań

7. One Calendar

One Calendar to aplikacja, która integruje wszystkie Twoje kalendarze w jednym miejscu, obsługując różne platformy, takie jak Google Calendar, Outlook, iCloud, i inne.

Funkcje: integracja wielu kalendarzy, widoki dnia, tygodnia, miesiąca, przypomnienia, kolorowe oznaczenia wydarzeń, synchronizacja w czasie rzeczywistym

Dlaczego warto? One Calendar jest doskonałym wyborem dla osób, które chcą mieć wszystkie swoje kalendarze w jednym miejscu. Umożliwia łatwe zarządzanie i synchronizację wydarzeń z różnych źródeł, co sprawia, że jest bardzo praktyczny.

Automatyzacje: brak

Integracje: np. Google Calendar, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange

Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon (dostępne też offline)

Cena: bezpłatne

Link: One Calendar

one calendar - Przyklad interfejsu - widok kalendarzy
One Calendar - przykład interfejsu - widok kalendarzy

8. Focus To-Do

Focus To-Do łączy technikę Pomodoro z listą zadań, pomagając w zarządzaniu czasem i zwiększaniu produktywności.

Funkcje: timer Pomodoro, lista zadań, raporty, przypomnienia, synchronizacja danych, statystyki, grupy i ranking godzin skupienia

Dlaczego warto? Focus To-Do pomaga w utrzymaniu koncentracji i produktywności dzięki metodzie Pomodoro. To świetne narzędzie dla osób, które chcą efektywnie zarządzać swoim czasem.

Automatyzacje: brak

Integracje: brak

Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon

Cena: bezpłatne, usługa premium 19,99 zł za 3 miesiące lub jednorazowa płatność 140 zł

Link: Focus T0-Do

focus to do - Przyklad interfejsu - licznik pomodoro
Focus To-Do - przykład interfejsu - licznik pomodoro

9. Mindly

Mindly to aplikacja do tworzenia map myśli, która pomaga w organizacji myśli, pomysłów i projektów w wizualny sposób.

Funkcje: tworzenie map myśli, notatki, linki, kolory, eksport do PDF/OPML/TXT, synchronizacja z iCloud

Dlaczego warto?  Mindly jest idealne dla osób, które preferują wizualne przedstawienie informacji. Pozwala na łatwe tworzenie i organizowanie myśli oraz pomysłów w formie map myśli.

Automatyzacje: brak

Integracje: brak

Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon

Cena:  bezpłatne, opcja premium 39,99 zł

Link: Mindly

mindly - Przyklad mapy mysli
Mindly - przykład mapy myśli - wdrażanie nowego produktu

10. Any.Do

Any.do to wszechstronna aplikacja do zarządzania zadaniami i listami, która pomaga w organizacji codziennych obowiązków.

Funkcje: zadania, listy, przypomnienia, notatki, kalendarz, współpraca w zespole, synchronizacja w czasie rzeczywistym

Dlaczego warto? Any.do jest doskonałym narzędziem do codziennego zarządzania zadaniami i listami. Intuicyjny interfejs oraz możliwość współpracy w zespole sprawiają, że jest to praktyczna aplikacja do użytku osobistego i zawodowego.

Automatyzacje: AI, automatyczne przypisywanie zadań, update statusu

Integracje: np. Google Calendar, Outlook, Slack, WhatsApp, Teams, Asana, Zoom, Gmail, Zapier

Urządzenie: komputer/aplikacja na telefon

Cena: bezpłatna podstawowa wersja, wersja premium 2,99 USD miesięcznie, dla rodzin do 4 osób 8,33 USD miesięcznie, dla zespołów 4,99 USD za osobę przy rozliczeniu rocznym

Link: Any.Do

any do - Przyklad widoku zadan
Any.Do - przykład widoku zadań

A czego ja używam?

Głównie Trello i Excela, bo na obecnym etapie fajnie mi się sprawdza też ze statystykami i formułami, które sobie tworzę. A oprócz tego Focus-To-Do, gdy potrzebuję skupienia i działania w Pomodoro.

Wybór odpowiedniej aplikacji do planowania może znacząco poprawić efektywność i organizację Twojej małej firmy. Korzystając z takich narzędzi jak Todoist, Trello, One Calendar czy Notion, możesz lepiej zarządzać swoim czasem, realizować cele i mieć więcej czasu na życie prywatne. I co najważniejsze – aplikacji nie trzeba się bać. Jeśli coś zaoszczędzi Ci czas na powtarzalnych zadaniach to będziesz mogła spędzić go z rodziną, przyjaciółmi czy na swoim hobby.

Często zadawane pytania (FAQ)?

Większość aplikacji oferuje darmowe wersje z podstawowymi funkcjami oraz płatne plany z dodatkowymi opcjami. Dla początkujących biznesów, soloprzedsiębiorczyń i małych biznesów darmowe wersje w zupełności wystarczą.

Zaczęłabym od najprostszej Trello lub Notion –  jeśli potrzebujesz miejsca na zbieranie pomysłów, planowanie projektów czy mini CRM. Focus To-Do przyda się gdy uczysz się dopiero pracy w skupieniu i potrzebujesz nutki grywalizacji.



To zależy od aplikacji, ale większość dostępna jest i tu i tu. Czasem aplikacja jest tylko (lub głównie) na telefon, ale w takim przypadku zastanów się czy nie przykuje Cię ona do ekranu na dłużej czy jednak wersja desktopowa będzie lepsza do kontrolowania czasu spędzanego na pracy albo… prokrastynowaniu. Większość aplikacji synchronizuje się automatycznie.

Przetestuj kilka, zastanów się, która była najbardziej intuicyjna. Nie pomijaj samouczków, które pokazują Ci co możesz zrobić i gdzie, a w razie potrzeby sprawdź tutoriale na stronach twórców narzędzi albo na Youtube. Dobry pomysłem jest też wybór gotowych szablonów, które zrzucają z Ciebie ciężar tworzenia swoich tablic od zera.